ERP를 도입하고도 엑셀 관리가 사라지지 않는 이유

ERP를 도입했는데도 월말이면 담당자들이 엑셀을 붙잡고 있다면, 그것은 사람이 게을러서가 아닙니다. ERP가 하는 일과 경영진이 묻는 질문 사이에 빈칸이 있기 때문입니다.

ERP가 있는데도 왜 엑셀로 다시 만드나?

엑셀이 남는 이유는 대개 다섯 가지이고, 회사마다 그중 한두 가지가 크게 작용합니다. 어느 이유 때문인지에 따라 해법이 다릅니다.

엑셀이 남아 있는 것은 나쁜 일인가?

엑셀 자체가 문제가 아니라, 한 사람의 엑셀에만 기준이 있는 것이 문제입니다. 가공 규칙이 담당자의 수식 안에만 있으면 그 사람이 빠진 달에 숫자가 멈추고, 같은 질문에 다른 숫자가 나옵니다.

반대로 한 번만 쓰는 분석이나 새로운 시도를 엑셀로 하는 것은 자연스럽습니다. 줄여야 할 것은 매달 같은 방식으로 반복되는 엑셀입니다.

어떤 엑셀부터 줄여야 하나?

매달 반복되면서 시간이 많이 들고, 경영 판단에 바로 쓰이는 엑셀부터 줄입니다. 먼저 회사 안의 반복 엑셀을 한 표로 모아 봅니다.

예시에서는 월 손익 보정과 제품별 원가 계산이 전체의 절반이 넘는 28시간을 차지하고, 둘 다 경영회의와 가격 결정에 바로 쓰입니다. 이 두 가지의 가공 기준을 먼저 문서로 정하고 한 곳에서 계산하게 하면, 나머지 엑셀도 그 결과를 받아 쓰게 됩니다.

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   1 · 반복 엑셀 표 만들기

   회사 안에서 매달 반복되는 엑셀을 담당·시간·쓰이는 결정과 함께 한 표에 모읍니다.
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   2 · 가공 기준 문서화

   시간이 가장 많이 들고 경영 판단에 바로 쓰이는 한두 개의 원천 자료, 계산 순서, 기준을 문서로 적습니다.
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   3 · 한 곳에서 계산

   문서화한 기준으로 한 곳에서 계산하고, 다른 엑셀은 그 결과를 받아 쓰게 합니다.
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   4 · 매달 확인

   다음 달 같은 날 결과를 확인하고, 기준을 바꿀 때는 문서부터 고칩니다.

엑셀을 줄일 때 흔히 하는 실수는?

가장 흔한 실수는 엑셀을 없애는 것 자체를 목표로 삼는 것입니다. 목표는 반복되는 가공 기준을 한 곳에 고정하는 것입니다.

• ERP 보고서를 추가 개발해 모든 엑셀을 옮기려 한다 — 자주 바뀌는 분석까지 옮기면 개발이 끝나기 전에 질문이 바뀝니다.
• 기준정보를 고치지 않고 결과만 자동화한다 — 틀린 원가가 더 빨리 나올 뿐입니다.
• 담당자의 수식을 문서로 남기지 않는다 — 사람이 바뀌면 같은 숫자를 다시 만들 수 없습니다.
• 한 번에 모든 엑셀을 없애려 한다 — 시간이 가장 많이 드는 반복 엑셀 하나부터 시작합니다.

반복되는 엑셀 가공을 한 곳에서 하려면?

가공 기준을 한 곳에 고정하면 담당자가 바뀌어도 같은 숫자가 나옵니다. Taylro는 ERP를 바꾸지 않고, ERP·엑셀에서 내려받은 자료로 월결산과 제품·거래처별 손익을 매달 같은 기준으로 계산합니다.