제조업 월결산 기간 단축 — 월말 뒤 10영업일 안에 끝내는 방법

제조업의 월결산은 재고와 원가가 얽혀 있어 서비스업보다 오래 걸립니다. 결산이 늦을수록 경영회의는 한 달 전 숫자로 지금을 판단하게 됩니다. 결산을 앞당기는 방법은 더 빨리 일하는 것이 아니라, 월말 뒤에 하던 일을 월중으로 옮기고 수정 횟수를 줄이는 것입니다.

월결산은 어디서 늦어지나?

늦어지는 곳은 대개 네 군데이고, 모두 「월말이 지나야 시작하는 일」입니다. 어느 단계에서 며칠을 쓰는지 지난 석 달의 결산 일정을 거꾸로 적어 보면 가장 오래 걸리는 곳이 드러납니다.

결산 일정표는 어떻게 짜나?

결산을 끝낼 날을 먼저 정하고, 그날에서 거꾸로 날짜별 할 일과 담당자를 적습니다. 일정표가 없으면 앞 단계가 하루 늦을 때마다 뒤 단계가 모두 밀립니다.

월말 전에 미리 할 수 있는 일은 무엇인가?

재고 확정·원가 계산에 필요한 준비 중 여러 가지는 월말 전에 미리 할 수 있습니다. 준비를 월중으로 옮기면 월말 뒤에는 확정과 확인만 남습니다.

• 기준정보 변경 마감일 — 신규 품목, 제품 구성(BOM), 표준 단가처럼 원가 계산의 기준이 되는 정보는 월말 며칠 전까지만 바꾸고, 그 뒤 변경은 다음 달에 반영합니다. 실제 매입 단가는 이 마감과 관계없이 그 달 거래대로 반영합니다.
• 배부 기준 자료의 주간 수집 — 작업시간·설비 가동시간·전력 사용량을 주마다 모으면 월말에 한꺼번에 찾을 일이 없습니다.
• 순환 실사 — 모든 품목을 월말에 세는 대신, 금액이 큰 품목을 월중에 나눠 셉니다.
• 미리 결산해 보기 — 월말 일주일 전 자료로 원가 계산을 한 번 돌려 오류를 미리 찾습니다.

월말 입고와 매입은 어떤 기준으로 마감하나?

「송장이 오면 반영한다」 대신 「입고되면 반영한다」로 기준을 바꾸고, 금액 차이는 다음 달에 조정합니다. 기준을 문서로 정해 두어야 매달 같은 방식으로 처리되고, 담당자가 바뀌어도 흔들리지 않습니다.

• 월말까지 입고된 자재는 발주 단가로 먼저 반영합니다.
• 송장 금액이 발주 단가와 다르면, 송장이 도착한 달에 차이를 나눠 반영합니다 — 이미 쓴 몫은 그 달 원가에, 아직 재고로 남은 몫은 재고 금액에 더하거나 뺍니다.
• 어느 금액 이상의 차이는 결산을 다시 할지, 다음 달에 조정할지 기준을 미리 정합니다.

결산 전에 어떤 오류를 먼저 걸러 내나?

원가 계산을 돌리기 전에 아래 항목을 점검 목록으로 확인하되, 여러 제품에 들어가는 자료부터 봅니다. 같은 오류라도 들어가는 제품이 많을수록 결산 뒤에 다시 계산할 범위가 커집니다.

1. 배부 기준 자료(작업시간·가동시간·전력 사용량)가 비어 있는 부서나 설비가 있는가?
2. 단가가 비어 있는 자재·반제품이 있는가? 여러 제품에 들어가는 것부터 본다.
3. 판매됐는데 제품 구성(BOM)이 없는 생산 품목이 있는가?
4. 장부상 재고가 음수인 품목이 있는가?

점검 목록이 중요한 이유는 오류 하나가 여러 제품의 원가를 한꺼번에 움직이기 때문입니다. 예를 들어 한 설비의 가동시간 자료가 빠지면 그 설비의 비용을 제품에 나눌 기준이 사라져, 그 설비를 거친 제품들의 원가가 모두 틀어집니다. 결산 뒤에 발견하면 관련 제품 전체를 다시 계산해야 합니다.

점검은 어디부터 하나?

가장 많은 제품에 들어가는 자재·반제품부터 봅니다. 실제 5곳의 제품 구성(BOM)에서 구성품의 36~59%는 바로 위 품목 하나에만 들어갔습니다. 반대로 들어가는 제품 수로 줄 세운 상위 10%에 구성품과 바로 위 품목을 잇는 연결(구성품 하나가 바로 위 품목 하나에 들어가는 것을 한 건으로 셈)의 48~61%가 몰려 있었습니다.

이 10%의 단가나 투입량이 틀리면 회사에 따라 6~27개 이상 품목의 원가가 함께 틀어집니다. 한 회사에서는 구성품 하나가 품목 113개(거의 모두 제품)에 바로 들어갔습니다. 결산 뒤에 여기서 오류가 나오면 다시 계산할 범위가 가장 넓습니다.

우리 회사 목록은 제품 구성에서 구성품마다 들어가는 제품 수를 세어 큰 순서로 줄 세우면 나옵니다. 위에서 10%까지를 결산 전 점검의 첫 줄에 둡니다. 여기서는 바로 위 품목만 셌으므로, 반제품을 거쳐 들어가는 제품까지 치면 영향 범위는 더 넓습니다.

원가 계산이 끝난 뒤에는 무엇을 확인하나?

전월보다 평균 단가(기초 재고와 그달 들어온 몫을 합쳐 낸 단가)가 크게 변한 품목만 골라, 원인을 설명할 수 있는지 봅니다. 실제 5곳에서 전월과 비교한 116번 동안 평균 단가가 20% 이상 오르거나 내린 품목은, 수량 단위가 의심되는 8배 이상 변동 30건을 빼면 한 달 중간값 2개, 비교한 품목의 0.9%(회사별 중간값 0~2.1%)였습니다. 같은 기준으로 116번 가운데 108번은 10개 이하였고, 가장 많았던 달도 32개였습니다.

단가가 8배 이상 오르거나 8분의 1 이하로 내린 품목은 원가가 변했다고 보기 전에 수량 단위부터 확인합니다. 실제 116번 가운데 17번은 이런 품목이 하나 이상 있었습니다(모두 30건, 품목 25개). 수량 단위가 한 달만 바뀌면(묶음과 낱개, kg과 g) 원가가 그대로여도 단가는 몇 배로 달라 보입니다.

원가 계산 결과에는 어떤 오류가 남았나?

음수 재고와 제품 구성(BOM)이 빠진 판매 품목은 원가 계산 결과에 품목 수로는 적게 남았고, BOM 누락은 같은 품목이 되풀이됐습니다. 실제 121개월 가운데 장부상 기말 재고가 음수인 품목이 남은 달은 6개월(2곳, 한 달 최대 3품목)이었습니다. 생산 품목이 팔렸는데 BOM 없이 결산된 달은 20개월이었지만 품목으로 세면 7개였고 그중 5개가 두 달 이상 되풀이됐습니다.

한 회사에서는 품목 4개가 13개월에 걸쳐 나왔고, 그중 1개는 8개월에 나왔습니다. 같은 품목이 매달 걸린다면 그달 고치고 끝내지 말고 왜 되풀이되는지부터 확인합니다. 등록이 늦은 것이라면 신규 생산 품목은 BOM 없이 등록하지 않는 식으로 등록 단계에서 막습니다.

이 숫자에는 한계가 있습니다. 결산 전에 이미 고친 오류는 여기에 보이지 않으므로, 이 숫자는 점검에서 걸리는 양이 아니라 점검을 거치고도 남은 양입니다. 5곳, 회사별 15~35개월만 셌고, 회사와 시기가 다르면 숫자는 달라질 수 있습니다.

결산 단축에서 흔히 하는 실수는?

결산 단축이 실패하는 이유는 대개 일정이 아니라 준비에 있습니다. 아래 여섯 가지는 일정표를 만든 뒤에도 자주 반복됩니다.

• 일정만 당기고 준비는 그대로 둔다 — 같은 일을 더 짧은 기간에 하게 되어 오류와 재작업이 늘어납니다.
• 결산 뒤 수정을 당연하게 여긴다 — 수정할 때마다 경영회의 자료가 바뀌어 숫자를 믿기 어려워집니다.
• 한 사람이 모든 단계를 안다 — 그 사람이 빠진 달에 결산이 멈춥니다. 단계별 담당과 기준을 문서로 남깁니다.
• 연말 결산 방식을 매달 그대로 한다 — 월 관리 결산은 경영 판단에 필요한 정확도와 속도에 맞춰 기준을 따로 정합니다.
• 모든 품목의 단가를 다 본다 — 실제로는 전월보다 20% 이상 변한 품목이 8배 이상 변동을 빼면 한 달 중간값 2개였습니다. 변한 품목만 골라 원인을 확인합니다.
• 같은 품목의 오류를 매달 고친다 — 원가 계산 결과에 BOM 누락이 남은 20개월은 품목 7개뿐이었고, 그중 5개가 두 달 이상 되풀이됐습니다. 되풀이되는 원인을 찾아 등록 단계에서 막습니다.

결산 전 점검과 원가 계산을 매달 같은 기준으로 하려면?

결산 전 점검은 사람이 기억에 기대 반복하지 않도록 목록으로 고정해야 합니다. 엑셀로 하면 매달 같은 확인을 사람이 반복해야 합니다. Taylro는 결산 전에 단가를 잡을 수 없는 자재나 제품 구성(BOM)이 없는 생산 품목 같은 항목을 점검 목록으로 보여 주고, ERP·엑셀 자료로 원가 계산과 제품·거래처별 손익을 같은 기준으로 만듭니다.